[기고] 공동주택 관리 자료 보관 철저히
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각종 서류 관리 미흡, 과태료 처분사례 증가
공사자료 기록･보관,시설물 관리 이력, K-apt 등록 의무
최근 공동주택 자료의 관리가 미흡해 시·군의 감사에 적발된 사례가 지속적으로 증가하고 있다.
경기 용인시 수지구 A아파트 전 관리업체 B사는 A아파트를 관리하는 과정에서 비상통화장치 설치공사 등 공사에 관련된 각종 서류의 보존이 미흡해 구 주택법 제45조의4 제1항을 위반 등의 이유로 1심 법원에서 과태료 100만원을 부과받았다.
비슷한 사례로 경기도의 한 아파트 관리주체는 2017년 11월 청소용역 사업자 선정(제한경쟁입찰, 적격심사제) 입찰에 참여한 10개 업체의 제출서류 일체를 20년간 보관해야 하는데도 입찰서, 산출내역서, 입찰보증서만 보관하고 그 외 입찰 참여시 제출한 제출 서류를 보관하고 있지 않아 과태료 처분을 받았다.
이 외에도 공동주택 자료를 공동주택관리정보시스템(K-apt)에 등록하지 않아 적발된 사례도 빈번하게 발생하고 있다.
지난해 경기도 C아파트 관리주체는 2017년 통합경비실 증축공사, 201.8년 산책로 개선공사를 실시하고 시설물의 교체, 유지보수 등과 관련된 도면과 공사 관련 서류를 보관하지 않았다.
또한 2016년 8월부터 2019년 6월까지 장기수선충당금을 사용해 공용부분에 관한 시설의 교체 및 유지보수를 55건 실시했음에도 불구하고 공동주택관리정보시스템에 그 실적을 등록하지 않았다.
용인시의 D아파트 관리주체는 2019년 8월부터 소방 수신기 교체 공사에 대한 실적을 공동주택관리정보시스템에 등록하지 않아 적발됐다. 고양시, 의왕시, 광주시 등의 아파트에서도 공용부분에 관한 시설의 교체, 유지보수 현황에 대한 실적을 공동주택관리정보시스템에 등록하지 않아 적발되는 사례가 발생했다.
공동주택관리법 제31조(설계도서의 보관 등)에 의하면 ‘의무관리대상 공동주택의 관리주체는 공동주택의 체계적인 유지관리를 위해 대통령령으로 정하는 바에 따라 공동주택의 설계도서 등을 보관하고, 공동주택 시설의 교체ㆍ보수 등의 내용을 기록ㆍ보관ㆍ유지해야 한다.
또 동법 제32조 제2항(설계도서의 보관 등)에 따라 ‘의무관리대상 공동주택의 관리주체는 공용부분에 관한 시설의 교체, 유지보수 및 하자보수 등을 한 경우에는 그 실적을 시설별로 이력관리해야 하며, 공동주택관리정보시스템에도 등록해야 한다.
공동주택관리법뿐만 아니라 시설물 안전관리에 관한 특별법 제17조(설계도서의 보존의무 등) 제4항에서도 ‘관리주체와 공단은 제1항에 따라 제출받은 감리보고서·시설물 관리대장 및 설계도서 등 관련 서류를 보존해야 한다’라고 명시돼 있다.
위 사항을 위반하면 공동주택관리법 제102조(과태료) 제3항 제12호(설계도서 등을 보관하지 않거나 시설의 교체 및 보수 등의 내용을 기록ㆍ보관ㆍ유지하지 않은 자)에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.
따라서 관리주체는 시설물 교체나 보수 및 장기수선공사를 진행했을 경우 관련 자료는 모두 기록 및 보관해야 할 것이다. 또 시설물의 유지보수 및 하자보수 등의 이력관리 관련 서류, 설계도서 등 공동주택 관련 자료의 일체를 공동주택관리정보시스템에 등록해야 할 것이다.
공동주택의 체계적인 유지관리를 위해서 공동주택관리정보시스템과 연계되는 민간 프로그램 등을 활용해 공동주택의 자료 일체를 관리 및 등록하는 것도 공동주택을 투명하고 효율적으로 관리할 수 있는 하나의 방안이 될 수 있을 것이다.
임승재 (주)아파트너스 경영기획실 팀장
경기 용인시 수지구 A아파트 전 관리업체 B사는 A아파트를 관리하는 과정에서 비상통화장치 설치공사 등 공사에 관련된 각종 서류의 보존이 미흡해 구 주택법 제45조의4 제1항을 위반 등의 이유로 1심 법원에서 과태료 100만원을 부과받았다.
비슷한 사례로 경기도의 한 아파트 관리주체는 2017년 11월 청소용역 사업자 선정(제한경쟁입찰, 적격심사제) 입찰에 참여한 10개 업체의 제출서류 일체를 20년간 보관해야 하는데도 입찰서, 산출내역서, 입찰보증서만 보관하고 그 외 입찰 참여시 제출한 제출 서류를 보관하고 있지 않아 과태료 처분을 받았다.
이 외에도 공동주택 자료를 공동주택관리정보시스템(K-apt)에 등록하지 않아 적발된 사례도 빈번하게 발생하고 있다.
지난해 경기도 C아파트 관리주체는 2017년 통합경비실 증축공사, 201.8년 산책로 개선공사를 실시하고 시설물의 교체, 유지보수 등과 관련된 도면과 공사 관련 서류를 보관하지 않았다.
또한 2016년 8월부터 2019년 6월까지 장기수선충당금을 사용해 공용부분에 관한 시설의 교체 및 유지보수를 55건 실시했음에도 불구하고 공동주택관리정보시스템에 그 실적을 등록하지 않았다.
용인시의 D아파트 관리주체는 2019년 8월부터 소방 수신기 교체 공사에 대한 실적을 공동주택관리정보시스템에 등록하지 않아 적발됐다. 고양시, 의왕시, 광주시 등의 아파트에서도 공용부분에 관한 시설의 교체, 유지보수 현황에 대한 실적을 공동주택관리정보시스템에 등록하지 않아 적발되는 사례가 발생했다.
공동주택관리법 제31조(설계도서의 보관 등)에 의하면 ‘의무관리대상 공동주택의 관리주체는 공동주택의 체계적인 유지관리를 위해 대통령령으로 정하는 바에 따라 공동주택의 설계도서 등을 보관하고, 공동주택 시설의 교체ㆍ보수 등의 내용을 기록ㆍ보관ㆍ유지해야 한다.
또 동법 제32조 제2항(설계도서의 보관 등)에 따라 ‘의무관리대상 공동주택의 관리주체는 공용부분에 관한 시설의 교체, 유지보수 및 하자보수 등을 한 경우에는 그 실적을 시설별로 이력관리해야 하며, 공동주택관리정보시스템에도 등록해야 한다.
공동주택관리법뿐만 아니라 시설물 안전관리에 관한 특별법 제17조(설계도서의 보존의무 등) 제4항에서도 ‘관리주체와 공단은 제1항에 따라 제출받은 감리보고서·시설물 관리대장 및 설계도서 등 관련 서류를 보존해야 한다’라고 명시돼 있다.
위 사항을 위반하면 공동주택관리법 제102조(과태료) 제3항 제12호(설계도서 등을 보관하지 않거나 시설의 교체 및 보수 등의 내용을 기록ㆍ보관ㆍ유지하지 않은 자)에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.
따라서 관리주체는 시설물 교체나 보수 및 장기수선공사를 진행했을 경우 관련 자료는 모두 기록 및 보관해야 할 것이다. 또 시설물의 유지보수 및 하자보수 등의 이력관리 관련 서류, 설계도서 등 공동주택 관련 자료의 일체를 공동주택관리정보시스템에 등록해야 할 것이다.
공동주택의 체계적인 유지관리를 위해서 공동주택관리정보시스템과 연계되는 민간 프로그램 등을 활용해 공동주택의 자료 일체를 관리 및 등록하는 것도 공동주택을 투명하고 효율적으로 관리할 수 있는 하나의 방안이 될 수 있을 것이다.
임승재 (주)아파트너스 경영기획실 팀장
출처 : 한국아파트신문
